Az OTP Csoporton belül minden egyes tagnak megvolt a maga módja a válságkommunikációs menedzsment és eljárások kezelésére. Ezek a módszerek gyakran ütköztek egymással. Bár a rendszerek harmonizálása már a korábbi években megkezdődött, rendszeres képzésre csak néhány országban volt lehetőség. Aztán lecsapott a COVID-19 világjárvány. Ez még inkább szükségessé tette a válságkezelés egységesítését, miközben a személyes képzést lehetetlenné tette. Az OTP Bank megbízott minket, hogy dolgozzunk ki egy olyan, kifejezetten a válságkommunikációra összpontosító képzési formátumot, amely hatékonyan segít bemutatni a válságkommunikáció alapjait minden piacon, megismerteti a résztvevőket az OTP Csoport meglévő protokolljaival, és segít a lehető legéletszerűbb módon gyakorolni azokat. Arról nem is beszélve, hogy a cél az volt, hogy egységet teremtsen az OTP Csoport tagjai és a budapesti központi irodában dolgozó munkatársak között.
Készítettünk egy speciális online képzési formátumot, amely minden szükséges elemet egy négyórás képzési összeállításba foglalt. Két eszköz segített nekünk abban, hogy a korábbi személyes képzést teljes egészében az internetre helyezzük át: A Microsoft Teams és a Mural. A Mural egy csapatmunkaplatform, ahol a harmadik rész egy szcenárió alapú gyakorlat volt, ahol egy valósághű eseménysorozatot szimuláltunk. A válságkezelés legfontosabb mutatóit egy külön, dinamikusan frissülő műszerfalon követtük nyomon, kiegészítve a közös felületet a kiscsoportos munkára és a megoldásokat támogató segédletekre szánt részekkel. A tréninget mindössze két ember végezheti el. A forgatókönyveket az egyes bankok informatikai és üzleti háttértámogató csapattársainak segítségével építettük fel, hogy valóságosnak érezzük őket. Az OTP-nél a helyi fiók minden olyan vezetője jelen van, akinek valós események esetén be kellene kapcsolódnia a válságkezelésbe: Vezérigazgató, IT BCP, PR, HR, jogi és kommunikációs vezetők. Az online képzés három fő részből áll, amelyek mindegyikét a részt vevő országra szabhatjuk, míg a képzés gerincét alkotó központi részek ugyanazok maradtak. Tervünket folyamatosan fejlesztjük, minden évben új részekkel egészítjük ki, hogy a közös tanulás és gyakorlás szórakoztató és gyakorlatias maradjon.
Az első fázisban nyolc országból több mint 40 vezetőségi tag vett részt a képzésben mindössze három hónap alatt. A megoldás olyan sikeres volt, hogy azóta is ezt a módszert alkalmazzuk az OTP leánybankjainak vezetőinek képzésére. Az egyes képzések után végzett felmérés évről évre átlagosan 95%-os elégedettséget mutat a résztvevők körében. Az online megoldással a bank évente több millió forintot takarít meg az utazási költségeken, és a környezetet is kíméli. A FleishmanHillard budapesti irodája által létrehozott megoldás 2022-ben bekerült a European Excellence Awards shortlistjére a Digital Events kategóriában.
